La importancia del equipo multifunción en la gestión documental de la empresa

31 Julio, 2018

La gestión documental en nuestra empresa debe ser un factor principal por muchas y variadas razones y una de las principales es la gestión del tiempo. ¿Cuántas veces hemos perdido un montón de tiempo buscando un documento, una factura, un recibo o un contrato?, ¿Qué hacemos con todos los documentos que tenemos? ¿Y los documentos digitales que tenemos? ¿Cada uno los guarda en su ordenador como le conviene?

La gestión documental en nuestra empresa, significa contar  con toda la documentación de la empresa en formato digital y bien organizada, lo que implica mayores ventajas a la hora de dar mejores respuestas a los clientes

 

Podemos realizar esta Digitalización con nuestro equipo multifunción. Podremos digitalizar todos nuestros documentos desde nuestra impresora de última generación, que nos permite ordenar todos los archivos y que estén localizables en un mismo punto para toda la oficina.

Además tendremos otra serie de ventajas que a veces pasan desapercibidas. A quien no le ha pasado que cuando ha necesitado localizar un ticket, por ejemplo de una autopista de peaje, cuando ha querido disponer de él, a penas es legible porque la tinta se ha borrado. Si cada vez que realizamos una compra, recibimos una factura o tenemos un ticket, lo escaneamos, podremos disponer de ellos en cualquier momento.

Además de esta forma podremos disponer de los documentos en cualquier momento y en cualquier lugar, Ahora que los móviles se han puesto al servicio también de las necesidades empresariales, tenemos a nuestra disposición una oficina virtual las 24 horas del día y desde cualquier lugar, por este motivo, los documentos que consideremos importantes deben estar en el mismo lugar y momento donde deseemos.

No obstante no todos los documentos pueden estar al alcance de todo el mundo, por lo que aquellos que consideremos “sensibles” o que contenga información privada, quedan mejor protegidos de forma digital, pudiendo “destruir” el original y blindarlos mediante una contraseña o con las diferentes medidas de seguridad que están disponibles en nuestro equipo multifunción.

Y también siempre hay determinados tipos de documentos, contratos, que hemos de conservar físicamente, por lo que en este caso la conveniencia de escanearlo, para tener una copia de seguridad del mismo, o para acceder a él sin tener que manipular el original.

 

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GSab